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　　范文一

　　文件管理

　　1.成文 (1)内部通启(MEMO)成文：(2)根据经理要求撰写初稿;(3)请经理核查签字; (4)部门 管理制度成文：(5)根据经理要求撰写初稿; (6)审核通过后，在《发文本》上填写的内容包 括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列 明名称; (7)审核通过后，送企业管理部审批; (8)呈报总经理审批。

　　2.发文 (1)将文件原件复印存档;(2)在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部 门名称; (3)到相关部门下发文件;(4)请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中 “外收发签字”一栏签收。

　　3. 收文 (1)收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理; (2)将 VIP 信息填写在办公室 VIP 信息栏上; (3)将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴;(4)监督部门人员在阅读文件 后，在文件上签字。

　　4.分类存放 (1)对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等设专用表格夹存放; (2) 对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中;(3)对于酒 店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放; (4)在文件的每页右上角用铅笔标明该文件 在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共 有三页，这是第一页; (5)在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作 出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件 一并存放，同时在目录上作出标注;

　　5.装订整理 (1)每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、 月、日以及保存期限; (2)每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行 合并存放。

　　6.借用 (1)部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人 及需借用的时间; (2)对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续; (3)外 部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所 需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; (4)文件归还后，要查 看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。

　　7.销毁 (1)对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等文件，请示是否销毁; (2)同意 后，以 MEMO 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字; (3)将审批签字后的 MEMO 上报质检部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 工作项目名称：

　　表格管理

　　⒈申领 (1)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》 中申领;(2)对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷 申请单》，经审批签字后，上报质检部审批; (3)对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应 根据实际使用情况，定期申请印刷使用; (4)接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领 回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认;(5)对于酒店统一使用但没有外出印刷的表 格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。

　　⒉登记 (1)对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐;(2)部门员工在领用表格时，要在《领用登 记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人;(3)月末将当月表格领用情况汇总，并在表格 台帐支出栏内登记当月发放的总数量。

　　⒊整理 (1)对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理;(2)月末将当月 的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份;(3)对于需要进行总结分析的，要统计出有 关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。

　　⒋存放 (1)在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等; (2)将整理好的表格按照 保存期限分开存放。

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