外地人在上海办理港澳通行证需要准备以下材料：

1、居民身份证（未满 16 周岁的除外），交验原件。

2、符合《出入境证件相片照相指引》标准的申请人照片。

3、非本市户籍就业人员还须提交户口簿原件、在沪就业一年以上的证明（登记备案国家工作人员除外），交验原件。

4、非本市户籍高等院校在读大学生还须提交就读院校出具的《在学证明》，交验原件。

5、本市户籍居民的非本市户籍配偶、子女、父母还须提交本市户籍直系亲属身份证和相关亲属关系证明原件，交验原件。

6、委托他人代办的，还须交验被委托人的居民身份证等身份证明原件。

建议参考：

1、办理前，建议先在网上预约，避免现场排队等待时间过长。

2、照片要求：近期正面免冠彩色半身证件照（光面相纸），照片大小为 48mm×33mm，头部宽度为 21mm～24mm，头部长度为 28mm～33mm，背景为白色，不得着制式服装，常戴眼镜的居民应佩戴眼镜，要求图像清晰、层次丰富、神态自然，无明显畸变。

3、办理时，需如实填写申请表，确保所提供的信息真实有效。

4、港澳通行证的有效期为 5 年，签注分为 3 个月一次、3 个月两次、1 年一次、1 年两次四种，每次在香港或澳门逗留不超过 7 天。

相关法条：

《中国公民因私事往来香港地区或者澳门地区的暂行管理办法》第三条：内地公民因私事前往香港、澳门，凭我国公安机关签发的前往港澳通行证或者往来港澳通行证，从指定的口岸通行；返回内地也可以从其他对外开放的口岸通行，指定的口岸：往香港是深圳，往澳门是拱北。